La facture électronique : un outil efficace pour optimiser la gestion financière de votre entreprise

La facture électronique (ou e-invoicing) est en train de devenir la norme dans de nombreux pays, et même une obligation dans certains d’entre eux. En France, à partir du 1er juillet 2024, cette pratique deviendra progressivement obligatoire. Au-delà des exigences réglementaires, la dématérialisation des factures et des processus de traitement offre de nombreux avantages. Elle permet de réduire les délais et les coûts de traitement des factures, de respecter les délais de paiement, de réduire les erreurs et les exceptions à gérer manuellement, de mieux piloter les flux de trésorerie, de garantir la conformité réglementaire, et bien d’autres encore. Dans cet article, nous allons détailler ces avantages.

De plus en plus de pays dans le monde imposent la facturation électronique. En France, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024.

Bien au-delà de cette obligation légale, cette réforme constitue une véritable opportunité pour les entreprises de booster leur transformation digitale. Elle peuvent aussi bénéficier de huit avantages majeurs.

Bénéficiez d’une gestion financière optimisée grâce à la réduction des délais de traitement des factures et aux gains d’efficacité

La facture électronique permet de réduire considérablement les délais de traitement des factures. Avec un processus manuel, les factures prennent en moyenne 19,4 jours pour être traitées. Une durée qui débute depuis la réception de la facture jusqu’au paiement, en passant par le processus d’approbation. En dématérialisant ce processus, le délai de paiement moyen peut être réduit jusqu’à 3,7 jours. Elle représente soit une réduction de près de 17 jours.

Malgré l’existence de solutions d’automatisation, de nombreuses entreprises doivent encore traiter manuellement entre 10 et 30 % de leurs factures entrantes.

Facture électronique : réduisez considérablement vos coûts de traitement des factures

La dématérialisation des factures présente un intérêt économique considérable. Un nouveau rapport d’Ardent Partner révèle que le coût moyen de traitement d’une facture en 2023 est de 10,18 dollars, tandis que certaines entreprises ayant digitalisé leurs processus ne dépensent que 3,12 dollars par facture. Au total, le coût de traitement des factures peut être réduit de 40 à 90 % en automatisant les processus de facturation électronique, que ce soit pour les factures sortantes ou entrantes.

Cette réduction des coûts s’explique par la suppression des coûts liés au processus papier (enveloppes, papier, mise sous pli, réception…), des frais postaux, ainsi que par une amélioration de la productivité des équipes comptables.

Facturation électronique : assurez le respect de vos délais de paiement

Les retards de paiement représentent 25 % des défaillances d’entreprise en France. Pour lutter contre ce fléau, la loi sur la Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 a encadré les délais de paiement. Elle prévoit des sanctions administratives importantes en cas de non-respect des délais de paiement des factures fournisseurs (jusqu’à 2 millions d’euros pour une personne morale, et jusqu’à 4 millions d’euros en cas de récidive).

Malgré cela, le retard moyen de paiement constaté au deuxième trimestre 2022 par le cabinet Altares était de près de 12 jours. La Banque de France a commencé en 2022 à abaisser la note de risque de crédit des entreprises affichant des retards de paiement, avec des accélérations prévues en 2023.

La dématérialisation des factures permet une réduction des temps de traitement des factures, ce qui contribue au respect, voire à la réduction, des délais de paiement.

Facture électronique : diminution des erreurs et des exceptions

Le traitement manuel des factures peut souvent entraîner des erreurs de saisie. Cependant, la dématérialisation des factures permet une reconnaissance et une capture automatique des données, réduisant ainsi le nombre d’erreurs.

De plus, grâce aux avancées technologiques en intelligence artificielle et en apprentissage automatique, il est désormais possible de réaliser automatiquement le rapprochement entre les commandes (avec ou sans bon de commande) et les factures, ainsi que la gestion des exceptions. Cela signifie que la plupart des factures peuvent être validées sans intervention des équipes opérationnelles ou comptables, réduisant ainsi le nombre d’exceptions et les erreurs.

Optimisation du pilotage de la trésorerie et du besoin en fonds de roulement (BFR)

Les solutions d’automatisation du traitement des factures offrent aux directions financières une vue détaillée. Une vision en temps réel des factures et des dépenses est aussi possible. Cela est possible grâce à la centralisation et la fiabilisation des données. Cette vue détaillée permet un meilleur pilotage des budgets annuels. Mais également une gestion plus efficace de la trésorerie et une prévision plus précise du besoin en fonds de roulement (BFR).

Amélioration de la conformité règlementaire grâce à l’automatisation du traitement des factures

Les réglementations relatives aux impôts indirects, tels que la TVA, la TPS et les droits de douane et d’accise, varient d’un pays à l’autre et sont en constante évolution.

Pour les entreprises exerçant des activités dans plusieurs pays, la veille nécessaire pour se tenir informé des différentes réglementations peut être très chronophage. Dans ce cas, l’adoption d’une solution de facture électronique capable de répondre aux exigences de conformité à l’échelle mondiale est un véritable atout.

En outre, chaque facture traitée électroniquement est automatiquement stockée, ce qui facilite les audits, tant internes qu’externes.

Facture électronique : archivage électronique sécurisé

Lorsque toutes les factures sont traitées de manière électronique, elles sont automatiquement stockées. De plus, les documents associés sont archivés de manière électronique.

L’archivage électronique offre de nombreux avantages, notamment la centralisation de toutes les informations relatives aux factures en un seul endroit. Cette centralisation facilite la recherche et la récupération rapide des documents archivés, notamment dans le cadre d’audits internes ou externes.

En outre, l’archivage électronique présente d’autres avantages, tels que des coûts inférieurs à ceux de l’archivage papier. On peut aussi citer une diminution des risques de fraude, une garantie de sécurité. Enfin, une conservation de l’intégrité des données grâce à la signature numérique et à l’horodatage de chaque document.

Diminution de l’empreinte écologique de votre entreprise

La facture électronique permet de réduire l’utilisation du papier, ce qui contribue à la réduction de l’impact environnemental des entreprises. En effet, elle élimine ou réduit considérablement :

• le besoin d’abattre des arbres, de produire du papier.
• Ou encore d’utiliser de l’encre pour imprimer les factures,
• le coût CO2 lié au transport des factures d’une entreprise à une autre.
• De plus, elle diminue également la consommation d’énergie nécessaire à l’impression et au traitement des factures.

Faire le choix de la facture électronique pour votre entreprise peut donc contribuer à la préservation de l’environnement. Et même, elle réalise des économies significatives sur les coûts liés à l’impression et à la gestion des factures.

L’équipe Novances Gestion Finances